Журнал согласий и стоп-листа для аутрича: шаблон

Журнал согласий и стоп-лист (для заполнения)

Когда использовать: Одна строка на контакт: источник, релевантность, предпочтение, дата отказа и проверка по стоп-листу, плюс ответственный и итоговая проверка.

Журнал согласий и стоп-лист

Одна строка на человека. Обновляйте строку в тот же день, когда что-то происходит: вы добавили контакт, он ответил, письмо вернулось или он попросил больше не писать.

Кампания: [название кампании] - Ответственный за журнал: [имя] - Ссылка на стоп-лист: [URL или вкладка]

Детали по строке (заполните для каждого контакта)

• Источник контакта: [опубликованная страница, каталог, мероприятие, рекомендация], с URL, где вы взяли адрес
• Правовое основание / предпочтение: [согласие получено / законный интерес / возражение / неизвестно]
• Первый контакт: [дата + канал] - последний контакт: [дата + канал]
• Сигнал остановки: [нет / цитата из ответа / отписка / возврат письма / возражение], с датой и точной формулировкой
• Стоп-лист: [не нужно / добавлен в стоп-лист ГГГГ-ММ-ДД]
• Последняя проверка по стоп-листу: [дата проверки списка перед следующей отправкой]

Следующий шаг

• Ответственный за журнал: [имя] - задача: вносить новые отказы в стоп-лист в тот же день
• Ответственный за аутрич: [имя] - задача: сверить каждую строку со списком перед следующей отправкой до [дата]
• Ответственный за данные: [имя] - задача: сверить любой импортированный или купленный список со стоп-листом перед использованием до [дата]

Итоговая проверка

• В каждой строке есть URL источника, строка о релевантности и значение предпочтения.
• У каждого отказа или возражения есть дата, и контакт внесён в стоп-лист.
• Ни одному контакту не писали после даты отказа. У проверки по стоп-листу стоит дата перед каждой отправкой.
• У каждой строки один ответственный. Остановленные строки сохраняются и никогда не удаляются.
• Стоп-лист проверили до запуска этой кампании.

Выбор предпочтения и правового основания

Когда использовать: Задавайте предпочтение и основание для каждой строки одинаково, чтобы холодный контакт и жёсткий отказ никогда не выглядели похоже.

Выбор предпочтения и правового основания

Выберите значение один раз для каждой строки из одного короткого списка. Запишите его в колонку предпочтения, а основание отметьте в деталях по строке.

Заметки об основании для строки

• Согласие получено: человек сам дал согласие. Запишите где и когда, сохраните подтверждение.
• Законный интерес: релевантная и ограниченная причина написать на рабочий адрес. Запишите причину в колонку релевантности.
• Возражение: человек попросил остановиться. Это важнее любого основания. Внесите в стоп-лист.
• Неизвестно: сигналов пока нет. Первое письмо делайте аккуратным и релевантным, и запишите основание.

По UK GDPR право возразить против прямого маркетинга безусловно, а по правилу команды «не писать» всегда важнее любой причины для отправки. Проверьте правила, которые действуют для ваших контактов и страны.

Колонка релевантности доказывает, что контакт подходит. Шаблон проверки релевантности вставки ссылок помогает строже оценить соответствие, прежде чем страница попадёт в журнал.

Проверка по стоп-листу перед отправкой

Когда использовать: Короткая процедура сверки со стоп-листом перед отправкой любой партии писем, чтобы остановленному контакту больше никогда не написали.

Проверка по стоп-листу перед отправкой

Запускайте её перед каждой отправкой, а не когда собираете список. Люди отписываются, пока партия ждёт в очереди.

Шаги

• Откройте стоп-лист. Сверяйте по человеку, а не по одному адресу: email в нижнем регистре, плюс любой второй адрес или домен, который у вас есть.
• Уберите из этой отправки каждую совпавшую строку. Поставьте в её проверке по стоп-листу сегодняшнюю дату.
• Сверяйте любые импортированные, спарсенные или купленные строки со списком до того, как они попадут в кампанию.
• Ответ с просьбой остановиться, жалобу на спам и жёсткий возврат письма считайте отказом. Если сомневаетесь, вносите в стоп-лист.
• Если компания просит больше не писать, проверяйте весь аккаунт или домен, а не один ящик.

Поля проверки

• Проверил: [имя], дата [ГГГГ-ММ-ДД]
• Строк убрано по стоп-листу: [количество или ID]
• Импортированный список проверен: [да, источник + дата / в этой партии нет]

Один главный список лучше отметки внутри каждого инструмента. Отметка «отписан» в сервисе рассылок - лишь копия. Главный список и есть запись, по которой проверяют каждую отправку.

Когда контакты, задачи и история собраны в одной таблице, вести их становится сложно. CRM вроде crmsoftware.pro может хранить главный стоп-лист и проверять его в момент отправки.

Правила обработки отказов

Когда использовать: Обрабатывайте просьбу остановиться каждый раз одинаково, с записанными правилами США и Великобритании, чтобы никто не гадал о сроках.

Правила обработки отказов

Запишите их в начале журнала. Когда приходит сигнал остановки, строка останавливается в тот же день, кто бы за неё ни отвечал.

Правило США (CAN-SPAM)

• Обработайте отказ в течение 10 рабочих дней. Способ отписаться должен работать минимум 30 дней после отправки.
• Исключения для писем между компаниями нет. Нельзя брать плату или просить что-то, кроме email-адреса.
• После отказа этот адрес нельзя продавать или передавать.

Источник: руководство FTC по соблюдению закона CAN-SPAM для бизнеса, проверено 13 ноября 2026 года.

Правило Великобритании (право на возражение)

• Право отказаться от прямого маркетинга безусловно. Оснований для отказа нет.
• Действуйте без неоправданной задержки и не позже чем через месяц.
• Возражение может быть устным или письменным. Устные записывайте. Вносите в стоп-лист, а не удаляйте, чтобы остановка сохранилась.

Источник: руководство ICO о праве на возражение, проверено 13 ноября 2026 года. В других странах свои правила, проверьте их для вашего списка.

Самая простая привычка: останавливайте строку в тот же день, с большим запасом до любого срока.

Еженедельный и ежемесячный разбор журнала

Когда использовать: Короткая процедура для ответственного за журнал: новые отказы, пропущенные проверки, импортированные списки и ежемесячный тест, что просьба остановиться доходит.

Еженедельный и ежемесячный разбор журнала

Выберите один день в неделю для быстрых проверок и один день в месяц для теста. Их проводит ответственный за журнал и сразу исправляет строки.

Еженедельные проверки

• Новые отказы: каждый отказ или возражение за неделю внесён в стоп-лист с датой.
• Пропущенные проверки: каждую строку, которой писали без датированной проверки по стоп-листу, отмечают и исправляют.
• Импорт: каждый список, добавленный за неделю, сверили со стоп-листом до использования.
• Дубли: один человек, одна строка. Объединяйте строки разных коллег.
• Пустые предпочтения: в каждой строке без значения предпочтения его заполняют.

Ежемесячный тест

• Отправьте просьбу остановиться с тестового адреса в каждом инструменте. Убедитесь, что она попала в главный список.
• Возьмите несколько ответов «удалите меня» и проверьте, что каждый вовремя внесли в стоп-лист.
• Выгрузите данные стоп-листа из любого инструмента, от которого планируете отказаться, чтобы отказы сохранились при переезде.

Поля разбора

• Дата разбора: [ГГГГ-ММ-ДД] - Проверяющий: [имя]
• Добавлено новых отказов: [количество] - исправлено строк: [ID]
• Результат ежемесячного теста: [пройден / найдена проблема + исправление]

Отчитайтесь о чистой кампании через шаблон отчёта по линкбилдинг-кампании, а сроки ведите вместе с шаблоном трекера повторных писем в аутриче.

Заголовок таблицы (CSV)

Когда использовать: Готовая к вставке строка заголовков и допустимые значения, чтобы вести журнал в Google Sheets или Excel с отдельной вкладкой стоп-листа.

Готовый заголовок таблицы

Вставьте эту строку в ячейку A1 в Google Sheets или Excel, затем разделите текст на колонки по запятой. Одна строка на человека и кампанию.

person_id,campaign,contact_email,contact_source,source_url,relevance,lawful_basis,preference,first_contact_date,last_contact_date,stop_signal,stop_wording,opt_out_date,suppressed,do_not_contact_added_date,last_suppression_check,owner,notes

Допустимые значения

• lawful_basis: consent, legitimate_interest, objection, unknown
• preference: ok_to_contact, topic_only, do_not_contact, unknown
• stop_signal: none, unsubscribe, reply_stop, objection, bounce, complaint
• suppressed: yes, no

Советы по таблице

• Подсвечивайте строки, где preference равно do_not_contact, а suppressed равно no. Исправляйте их первыми.
• Подсвечивайте строки, где last_suppression_check пустое или старше последней отправки.
• Держите отдельную вкладку стоп-листа. Сверяйтесь с ней перед добавлением любого нового человека.
• Никогда не удаляйте остановленные строки. Они не дают коллеге снова написать тому же человеку.

Заполняйте колонку релевантности по итогам реального поиска площадок. Отчёт о ссылочном разрыве (link gap) в Competitor Analysis показывает домены, которые ссылаются на конкурентов, но не на вас. Это список кандидатов, которые стоит проверить на соответствие, прежде чем адрес попадёт в журнал.

Заполненный пример (вымышленный бренд Brindlemoor, уход за комнатными растениями)

Когда использовать: Четыре заполненные строки для вымышленного бренда по уходу за комнатными растениями: одному контакту можно писать, другому только по теме, один возврат письма и одно возражение.

Заполненный пример: Brindlemoor, уход за комнатными растениями

Только пример. Brindlemoor - вымышленный бренд по уходу за комнатными растениями. Сайты, URL, имена и даты придуманы, чтобы показать заполненный журнал.

Кампания: гайд по зимнему поливу - Ответственный за журнал: руководитель аутрича - Вкладка стоп-листа: общая таблица

Как заполняли строки

• Строка 1: публичная страница автора, раньше не общались, поэтому предпочтение «неизвестно», а первое письмо релевантное и ограниченное.
• Строка 2: Dan ограничил темы, поэтому в строке «только по теме». Зимний гайд подали как заметку о почве в холодный сезон.
• Строка 3: возврат письма сочли отказом и в тот же день внесли в стоп-лист. Команда не стала угадывать другой адрес.
• Строка 4: «удалите меня» попало во вкладку стоп-листа в день получения, с большим запасом до срока.

Почему это работает

• В каждой строке есть источник, релевантность и предпочтение, поэтому холодный контакт никогда не выглядит как отказ.
• Оба отказа внесли в стоп-лист в тот же день и проверили перед следующей отправкой.
• Ни одну остановленную строку не удалили, поэтому коллега не добавит того же человека снова через месяц.

Нужна помощь, чтобы выстроить аутрич для ссылочных кампаний в рамках закона? Запишитесь на бесплатную консультацию с Anatolii Ulitovskyi или посмотрите варианты «под ключ» в услугах SEO и GEO.