Трекер повторных обращений в аутриче: шаблон

Трекер повторных обращений (для заполнения)

Когда использовать: Одна строка на площадку: причина, прошлый контакт, следующая дата, условие остановки и ответственный, плюс финальная проверка.

Трекер повторных обращений в аутриче

Одна строка на площадку и кампанию. Обновляйте строку в тот же день, когда что-то произошло: отправка, ответ, возврат письма или отказ от рассылки.

Кампания: [название кампании] - Ответственный за трекер: [имя] - Максимум повторных писем: [число]

Детали по строке (заполните для каждой площадки)

• Канал связи: [email / форма обратной связи / соцсети], где вы его нашли
• Отправлено касаний: [1 / 2 / 3] из [максимум]
• Последний ответ: [нет / цитата ответа с датой]
• Статус: [в очереди / ждём ответа / пора писать / ответили / пауза / успех / остановлено]
• Новый повод для следующего касания: [что добавляет это письмо по сравнению с прошлым]
• Причина остановки (если остановлено): [отказ / отписка / возврат / не тот человек / лимит касаний / успех] с [дата]
• В стоп-листе: [да, дата внесения в список «не связываться» / не нужно]

Следующие шаги

• Ответственный за аутрич: [имя] - задача: отправить повторные письма, назначенные на сегодня, и записать каждое до [дата]
• Ответственный за трекер: [имя] - задача: разобрать просроченные строки и причины остановки до [день недели]
• Ответственный за контент: [имя] - задача: подготовить новый повод или материал для второго касания до [дата]

Финальная проверка

• У каждой открытой строки есть следующая дата. У каждой закрытой есть причина и дата остановки.
• Ни в одной строке касаний не больше, чем максимум кампании.
• В каждом повторном письме назван новый повод, а не просто «поднимаю письмо наверх».
• Отписавшиеся внесены в список «не связываться» с датой запроса.
• У каждой строки один ответственный. Успешные строки перенесены в ваш трекер обратных ссылок.

Правила сроков для повторных писем

Когда использовать: Следующая дата определяется статусом строки, поэтому повторные письма уходят вовремя и не копятся.

Правила сроков для повторных писем

Задайте правила один раз на кампанию и запишите их в шапке таблицы. Тогда следующая дата берётся из статуса, а не из памяти.

Правила, которые держат трекер в порядке

• Задайте максимум, например два повторных письма после первого, и запишите его в шапке.
• Между поздними касаниями оставляйте больше дней, чем между первыми.
• Автоответ «нет в офисе» не считается касанием. Не учитывайте его.
• Перед повторным письмом откройте страницу площадки. Если она переехала или пропала, проверьте её в Redirect Checker и обновите строку.
• Отправляйте каждое повторное письмо в той же цепочке, чтобы редактор видел историю.

Тексты писем для каждого касания есть в шаблоне цепочки холодных писем для аутрича. Этот трекер решает, когда письмо уходит и когда пора остановиться.

Выбор условия остановки

Когда использовать: Выберите условие остановки для каждой строки и обрабатывайте отписки, возвраты и отказы всегда одинаково.

Выбор условия остановки

Запишите условие остановки до первой отправки. Когда оно наступает, строка останавливается в тот же день, кто бы за неё ни отвечал.

Что важно знать об отписках (США)

• Как указывает FTC, закон CAN-SPAM не делает исключений для писем между компаниями (B2B).
• Коммерческое письмо должно объяснять, как отписаться, и отписка должна работать минимум 30 дней после отправки.
• Запрос на отписку нужно выполнить в течение 10 рабочих дней. Нельзя брать за это плату или просить что-то кроме email-адреса.
• После отписки этот адрес нельзя продавать или передавать.

Источник: руководство FTC по соблюдению закона CAN-SPAM для бизнеса, проверено 12 ноября 2026 г. В других странах свои правила. Проверьте их для своей базы.

Самая простая привычка: останавливайте строку в тот же день, когда пришла отписка. Не ждите крайнего срока.

Проверка нового повода (перед каждым повторным письмом)

Когда использовать: Убедитесь, что каждое повторное письмо добавляет что-то новое и всё ещё подходит площадке. Иначе остановите строку.

Проверка нового повода

Повторное письмо в духе «просто уточняю» заставляет редактора перечитывать ваше первое письмо. Дайте ему новый повод или остановите строку.

Ответьте до отправки второго или третьего касания

• Причина в строке всё ещё актуальна? Страница, автор и тема не изменились.
• Что нового с прошлого касания: [обновление вашей страницы, свежий пример, найденная битая ссылка, короткий ответ на их вероятный вопрос]
• Сможет ли редактор проверить это за минуту?
• Просьба осталась того же размера или стала меньше?
• Кто-то ещё из вашей команды уже писал этому сайту? Сначала загляните в трекер.

Хорошие новые поводы

• Вы обновили страницу, которую предлагали. Напишите, что изменилось.
• Вы нашли битую ссылку на их странице. Сообщите о ней и укажите URL.
• Вы можете предложить короткую цитату или цифру, которую они смогут использовать, с источником.

Лучше остановиться, если

• Страница, на которую вы ссылались, удалена или переписана без нужного раздела.
• Вам нечего сказать нового.
• Площадка прямо написала, что не принимает предложения или ссылки.

Ни один материал не закрывает найденный пробел? Спланируйте его с помощью генератора Content Brief, а потом вернитесь к строке.

Еженедельный разбор трекера

Когда использовать: Короткая еженедельная процедура для ответственного за трекер: просроченные и зависшие строки, причины остановки и полученные ссылки.

Еженедельный разбор трекера

Выберите один день в неделю. Ответственный за трекер проходит эти проверки и сразу исправляет строки.

Проверки

• Просроченные: отфильтруйте строки, где следующая дата раньше сегодняшней, а статус открыт. По каждой отправьте письмо или остановите строку.
• Без следующей даты: каждая открытая строка без даты получает дату или причину остановки.
• Сверх лимита: строку, где касаний больше максимума, останавливаем и делаем пометку.
• Отписки: каждая строка с отпиской есть в списке «не связываться», с датой.
• Дубли: один сайт, одна активная строка. Объединяйте строки разных коллег.
• Успех: проверьте, что каждая обещанная ссылка опубликована, и перенесите её в трекер обратных ссылок.

Поля разбора

• Дата разбора: [ГГГГ-ММ-ДД] - Проверяющий: [имя]
• Исправленные строки: [список ID]
• Остановлено за неделю, по причинам: [отписка / отказ / возврат / лимит касаний]
• Замеченная закономерность: [например, один тип площадок никогда не отвечает]

Чтобы убедиться, что обещанная ссылка на месте, откройте страницу. Чтобы увидеть самые сильные ссылки, проверьте свой домен в Backlink Analyzer.

Таблицы уже мало? CRM, например crmsoftware.pro, хранит контакты, задачи по повторным письмам и историю в одном месте.

Шапка таблицы (CSV)

Когда использовать: Готовая строка заголовков и допустимые значения, чтобы вести трекер в Google Sheets или Excel.

Готовая шапка таблицы

Вставьте эту строку в ячейку A1 в Google Sheets или Excel, затем разделите текст на столбцы по запятой. Одна строка на площадку и кампанию.

prospect_id,campaign,site,page_url,contact_name,contact_role,contact_route,relevant_reason,first_contact_date,previous_contact_date,touches_sent,max_touches,last_reply,status,next_date,next_reason,stop_condition,stop_reason,stop_date,do_not_contact,owner,won_link_url,won_date,notes

Допустимые значения

• contact_route: email, contact_form, social
• status: queued, waiting, follow_up_due, replied, hold, won, stopped
• stop_reason: opt_out, no, bounce, wrong_person, max_touches, won
• do_not_contact: yes, no

Советы по таблице

• Подсвечивайте строки, где next_date раньше сегодняшней даты, а status равен waiting или follow_up_due.
• Подсвечивайте строки, где touches_sent больше max_touches.
• Держите список «не связываться» на отдельной вкладке. Сверяйтесь с ним перед добавлением любой новой площадки.
• Никогда не удаляйте остановленные строки. Они не дают коллеге написать тому же человеку ещё раз.

Сначала соберите список площадок с помощью таблицы отбора площадок для ссылок. Сюда попадают только прошедшие отбор строки.

Заполненный пример (вымышленный магазин для морского каякинга)

Когда использовать: Четыре заполненные строки для придуманного магазина снаряжения для морского каякинга: один успех, одна пауза, один возврат письма и одна отписка.

Заполненный пример: Drovemere, снаряжение для морского каякинга

Только пример. Drovemere - вымышленный магазин снаряжения для морского каякинга. Сайты, URL, имена и даты придуманы, чтобы показать заполненный трекер.

Кампания: гайд по многослойной одежде для холодной воды - Ответственный за трекер: руководитель аутрича - Максимум повторных писем: 2

Как заполняли строки

• Строка 1: во втором касании появился новый повод: в гайде теперь была таблица для печати. Ines ответила и добавила ссылку.
• Строка 2: «не сейчас» превратилось в паузу до конкретной даты, а не в напоминание через неделю.
• Строка 3: команда не стала подбирать другие адреса клуба наугад.
• Строка 4: отписку внесли во вкладку «не связываться» в день получения, задолго до крайнего срока.

Почему это работает

• Каждая строка заканчивается датой или причиной, поэтому ничего не висит в воздухе.
• Никто не получил третье повторное письмо, потому что максимум был записан в шапке.
• Успешная ссылка попала в трекер обратных ссылок в тот же день.

Нужна помощь с процессом повторных писем для ваших ссылочных кампаний? Запишитесь на бесплатную консультацию с Anatolii Ulitovskyi.