Шаблон журналу згод і виключень для аутрічу

Журнал згод і виключень (для заповнення)

Коли використовувати: Один рядок на контакт: джерело, релевантність, статус контакту, дата відмови і перевірка за списком виключень, а також відповідальний і фінальна перевірка.

Журнал згод і виключень

Один рядок на людину. Оновлюйте рядок того ж дня, коли щось стається: ви додали контакт, людина відповіла, лист повернувся або вас попросили зупинитися.

Кампанія: [назва кампанії] - Відповідальний за журнал: [ім'я] - Посилання на список «не писати»: [URL або вкладка]

Деталі рядка (заповніть для кожного контакту)

• Джерело контакту: [опублікована сторінка, каталог, подія, рекомендація], з URL, де ви взяли адресу
• Правова підстава / статус контакту: [згоду надано / законний інтерес / заперечення / невідомо]
• Перший контакт: [дата + канал] - останній контакт: [дата + канал]
• Сигнал зупинки: [немає / цитата з відповіді / відписка / повернення листа / заперечення], з датою і точним формулюванням
• Виключення: [не потрібно / додано до списку «не писати» РРРР-ММ-ДД]
• Остання перевірка за списком виключень: [дата, коли список перевірили перед наступним надсиланням]

Наступний крок

• Відповідальний за журнал: [ім'я] - завдання: того ж дня додавати нові відмови до списку «не писати»
• Відповідальний за аутріч: [ім'я] - завдання: звірити кожен рядок зі списком перед наступним надсиланням до [дата]
• Відповідальний за дані: [ім'я] - завдання: перевірити будь-який імпортований чи куплений список за списком виключень перед використанням до [дата]

Фінальна перевірка

• У кожному рядку є URL джерела, рядок про релевантність і статус контакту.
• Кожна відмова чи заперечення має дату і є в списку «не писати».
• Жодному рядку не надсилали листів після дати відмови. Перевірка за списком виключень має дату перед кожним надсиланням.
• У кожного рядка один відповідальний. Зупинені рядки зберігають, ніколи не видаляють.
• Список «не писати» перевірили до запуску цієї кампанії.

Вибір статусу контакту і правової підстави

Коли використовувати: Задавайте статус контакту і підставу для кожного рядка щоразу однаково, щоб холодний контакт і категорична відмова ніколи не виглядали схоже.

Вибір статусу контакту і правової підстави

Оберіть значення для рядка один раз і з того самого короткого списку. Запишіть його у стовпець статусу, а підставу вкажіть у деталях рядка.

Примітки щодо підстави, які варто зберігати в рядку

• Згоду надано: людина погодилася сама. Запишіть, де і коли, і збережіть підтвердження.
• Законний інтерес: релевантна, обмежена причина написати на робочу адресу. Опишіть причину в стовпці релевантності.
• Заперечення: вас попросили зупинитися. Це переважує будь-яку підставу. Виключіть контакт.
• Невідомо: сигналу ще немає. Перший лист має бути обережним і релевантним, а підставу запишіть.

За UK GDPR право заперечити проти прямого маркетингу абсолютне, а за правилом команди «не писати» завжди переважує будь-яку причину написати. Перевірте правила, що діють для ваших контактів і країни.

Стовпець релевантності доводить, що контакт підходить. Шаблон перевірки релевантності вставки посилань допомагає точніше оцінити відповідність, перш ніж сторінка потрапить до журналу.

Перевірка за списком виключень перед надсиланням

Коли використовувати: Коротка процедура звірки зі списком «не писати» перед відправкою будь-якої партії листів, щоб людині, яка відмовилася, більше ніколи не писали.

Перевірка за списком виключень перед надсиланням

Робіть це перед кожним надсиланням, а не під час складання списку. Люди відмовляються, поки партія чекає в черзі.

Кроки

• Відкрийте список «не писати». Звіряйте людину, а не одну адресу: email у нижньому регістрі, а також будь-яку другу адресу чи домен, які у вас є.
• Приберіть із цього надсилання кожен збіг. Позначте перевірку в рядку сьогоднішньою датою.
• Звіряйте зі списком будь-які імпортовані, зібрані парсером чи куплені рядки до того, як вони потраплять у кампанію.
• Відповідь із проханням зупинитися, скаргу на спам і жорстке повернення листа вважайте зупинкою. Якщо сумніваєтеся, виключайте.
• Коли компанія просить зупинитися, перевірте весь акаунт або домен, а не лише одну скриньку.

Поля перевірки

• Перевірив: [ім'я], дата: [РРРР-ММ-ДД]
• Рядків прибрано через виключення: [кількість або ID]
• Імпортований список перевірено: [так, джерело + дата / у цій партії немає]

Один головний список кращий за позначки в кожному інструменті. Позначка «відписався» в сервісі розсилок - лише копія, а головний список - це запис, з яким звіряють кожне надсилання.

Тримати контакти, завдання та історію в одному місці в таблиці стає складно. CRM на кшталт crmsoftware.pro може зберігати головний список виключень і перевіряти його в момент надсилання.

Правила обробки відмов

Коли використовувати: Обробляйте прохання зупинитися щоразу однаково, із записаними правилами США та Великої Британії, щоб ніхто не вгадував строки.

Правила обробки відмов

Запишіть їх угорі журналу. Коли надходить сигнал зупинки, рядок зупиняють того ж дня, хоч би хто за нього відповідав.

Правило США (CAN-SPAM)

• Виконайте відмову протягом 10 робочих днів. Спосіб відписатися має працювати щонайменше 30 днів після надсилання.
• Для листів між компаніями винятку немає. Не можна брати плату чи вимагати щось, крім адреси email.
• Після відмови цю адресу не можна продавати чи передавати.

Джерело: посібник FTC з дотримання закону CAN-SPAM для бізнесу, перевірено 13 листопада 2026 року.

Правило Великої Британії (право на заперечення)

• Право зупинити прямий маркетинг абсолютне. Підстав відмовити в ньому немає.
• Дійте без зайвої затримки, щонайпізніше протягом місяця.
• Заперечення може бути усним або письмовим. Усні записуйте. Виключайте, а не видаляйте, щоб зупинка діяла й надалі.

Джерело: роз'яснення ICO про право на заперечення, перевірено 13 листопада 2026 року. В інших країнах свої правила, перевірте їх для свого списку.

Найпростіша звичка: зупиняйте рядок того ж дня, задовго до будь-якого строку.

Щотижневий і щомісячний огляд журналу

Коли використовувати: Коротка процедура для відповідального за журнал: нові відмови, пропущені перевірки, імпортовані списки і щомісячний тест, що прохання зупинитися доходить.

Щотижневий і щомісячний огляд журналу

Оберіть один день на тиждень для швидких перевірок і один день на місяць для тесту. Їх проводить відповідальний за журнал і одразу виправляє рядки.

Щотижневі перевірки

• Нові зупинки: кожна відмова чи заперечення за цей тиждень є в списку «не писати» з датою.
• Пропущені перевірки: кожен рядок, якому писали без датованої перевірки за списком виключень, позначено і виправлено.
• Імпорт: кожен список, доданий цього тижня, звірили зі списком виключень перед використанням.
• Дублікати: одна людина - один рядок. Об'єднуйте рядки від різних колег.
• Порожній статус: кожен рядок без статусу контакту його отримує.

Щомісячний тест

• Надішліть прохання зупинитися з тестової адреси в кожному інструменті. Переконайтеся, що воно потрапило до головного списку.
• Візьміть кілька відповідей «видаліть мене» і перевірте, що кожну вчасно виключили.
• Вивантажте дані про виключення з кожного інструмента, від якого плануєте відмовитися, щоб зупинки збереглися після переходу.

Поля огляду

• Дата огляду: [РРРР-ММ-ДД] - Перевіряв: [ім'я]
• Додано нових зупинок: [кількість] - виправлено рядків: [ID]
• Результат щомісячного тесту: [пройдено / знайдено проблему + виправлення]

Звітуйте про чисту кампанію за допомогою шаблону звіту про кампанію з лінкбілдингу, а строки листів відстежуйте в шаблоні трекера повторних листів в аутрічі.

Заголовок таблиці (CSV)

Коли використовувати: Готовий до вставки рядок заголовків і допустимі значення, щоб вести журнал у Google Sheets або Excel з окремою вкладкою «не писати».

Готовий заголовок таблиці

Вставте цей рядок у клітинку A1 у Google Sheets або Excel, а потім розділіть текст на стовпці за комою. Один рядок на людину і кампанію.

person_id,campaign,contact_email,contact_source,source_url,relevance,lawful_basis,preference,first_contact_date,last_contact_date,stop_signal,stop_wording,opt_out_date,suppressed,do_not_contact_added_date,last_suppression_check,owner,notes

Допустимі значення

• lawful_basis: consent, legitimate_interest, objection, unknown
• preference: ok_to_contact, topic_only, do_not_contact, unknown
• stop_signal: none, unsubscribe, reply_stop, objection, bounce, complaint
• suppressed: yes, no

Поради для таблиці

• Виділяйте рядки, де preference має значення do_not_contact, а suppressed дорівнює no. Виправляйте їх першими.
• Виділяйте рядки, де last_suppression_check порожній або старіший за останнє надсилання.
• Ведіть окрему вкладку «не писати». Перевіряйте її, перш ніж додати нову людину.
• Ніколи не видаляйте зупинені рядки. Вони не дають колезі знову написати тій самій людині.

Заповнюйте стовпець релевантності на основі реального пошуку потенційних партнерів. Розрив у посиланнях в Competitor Analysis показує домени, що посилаються на конкурентів, але не на вас. Це пул, який варто перевірити на відповідність, перш ніж будь-яка адреса потрапить до журналу.

Заповнений приклад (вигаданий бренд догляду за кімнатними рослинами Brindlemoor)

Коли використовувати: Чотири заповнені рядки для вигаданого бренду догляду за кімнатними рослинами: один контакт, якому можна писати, один лише на тему, одне повернення листа і одне заперечення.

Заповнений приклад: догляд за кімнатними рослинами Brindlemoor

Лише приклад. Brindlemoor - вигаданий бренд догляду за кімнатними рослинами. Сайти, URL, імена і дати вигадані, щоб показати заповнений журнал.

Кампанія: посібник із зимового поливу - Відповідальний за журнал: керівник аутрічу - Вкладка «не писати»: спільна таблиця

Як заповнювали рядки

• Рядок 1: публічна сторінка автора, раніше не контактували, тому статус «невідомо», а перший лист релевантний і обмежений.
• Рядок 2: Dan обмежив тему, тож рядок позначено «лише на тему». Зимовий посібник подали як нотатку про ґрунт у сезон.
• Рядок 3: повернення листа вважали зупинкою і виключили того ж дня, а іншу адресу команда не вгадувала.
• Рядок 4: «будь ласка, видаліть мене» потрапило на вкладку «не писати» в день отримання, задовго до кінця строку.

Чому це працює

• У кожному рядку є джерело, рядок про релевантність і статус контакту, тож холодний контакт ніколи не виглядає як зупинка.
• Обидві зупинки виключили того ж дня і перевірили перед наступним надсиланням.
• Жоден зупинений рядок не видалили, тож колега не додасть ту саму людину знову наступного місяця.

Потрібна допомога з побудовою аутрічу для ваших кампаній з лінкбілдингу, що відповідає правилам? Запишіться на безкоштовну консультацію з Anatolii Ulitovskyi або перегляньте готові рішення в послугах SEO і GEO.